Équipe et gouvernance

Les pratiques de gestion des risques de Téléfilm s’inspirent largement du Cadre de gestion intégrée du risque ⁹ publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que des recommandations découlant des vérifications annuelles des processus de gestion et plus récemment, des résultats du premier examen spécial ayant eu lieu cette année.

Le cadre de gouvernance

La responsabilité ultime de la gestion des risques appartient au conseil d’administration. Le conseil approuve les seuils de risque acceptables et les plans de gestion des risques de l’organisation, et il s’assure que Téléfilm optimise la gestion des risques en équilibrant la gestion des menaces et des occasions d'affaires, selon les niveaux de tolérance approuvés à l’égard des risques.

Le comité de gestion (CG) a la responsabilité de surveiller les processus de gestion des risques et de tenir le conseil informé de ses conclusions. Pour l’aider dans cette tâche, le CG peut compter sur l’aide d’un comité de gestion des risques constitué de hauts dirigeants des secteurs opérationnels, financiers et administratifs. C’est à ces dirigeants qu’il incombe de mettre en œuvre les processus de gestion des risques, de diffuser convenablement l’information relative aux risques et de sensibiliser le personnel aux pratiques de gestion des risques. Ce cadre de gouvernance sera revu et amélioré au cours de l'année 2010-2011 par l'intégration plus formelle du comité de gestion de risques au sein de l'organisation et par la procuration des rapports trimestriels de gestion au CG et au conseil d'administration.

La gestion intégrée des risques

La gestion intégrée des risques comporte plusieurs étapes qui sont représentées dans le schéma ci-dessous. Chaque année, le comité détermine et évalue les risques susceptibles de nuire à la marche continue des opérations, et il fait des prévisions quant aux conséquences de ces risques en fonction de leurs probabilités de réalisation et de leurs répercussions sur Téléfilm. L’évaluation des risques tient compte également des mécanismes de contrôle et de leur efficacité pour atténuer les risques. Les résultats de cet exercice servent à élaborer une stratégie d’atténuation des risques et un plan d’action que le comité de gestion approuve. Le plan d’action est ensuite communiqué à l’ensemble du personnel afin que les efforts d’atténuation soient déployés dans tous les services. Le plan est revu à chaque trimestre afin d’en évaluer les progrès et l’efficacité, et de vérifier que les ressources sont réparties de façon optimale en fonction des priorités et des nouveaux risques qui ont été détectés au cours de l’année.

La reconnaissance des risques

Les risques peuvent être de nature stratégique, financière, organisationnelle ou opérationnelle. À Téléfilm, les risques sont répartis de la façon suivante :

Types de risques

Le processus de reconnaissance des risques étant fondé sur les objectifs stratégiques de Téléfilm, la gestion des risques est en harmonie avec l’ensemble des objectifs opérationnels.

Risques par objectifs stratégiques

Les stratégies d’atténuation des risques

Téléfilm utilise la même méthode fondée sur les objectifs pour mettre en œuvre ses mesures d’atténuation. Voici quelques-uns des risques importants auxquels Téléfilm doit faire face, ainsi que les stratégies d’atténuation mises en œuvre :

Objectifs stratégiques	Risques importants	Stratégies d’atténuation
Accroître les auditoires Développer le potentiel de l’industrie	Les limites contractuelles et réglementaires La saturation du marché par les films étrangers Le manque de ressources financières Les produits qui ne plaisent pas au public La mesure inefficace de la performance	Consultations de l’industrie et des groupes de travail du FLMC Promotion de produits dans les festivals et les marchés Approche asymétrique pour gérer chaque marché linguistique Enveloppes fondées sur la performance Étendre les mesures d’auditoire aux autres plateformes
Développer le potentiel des l'industrie	Les programmes d’aide qui ne répondent pas aux besoins de l’industrie Les traités mal exploités Une baisse du nombre de coproductions	Sondages auprès de la clientèle Participation à des comités internationaux ou des commissions mixtes Initiatives visant à promouvoir la coproduction
Être un administrateur responsable	Un cadre de gouvernance inefficace Un cadre de gestion des risques inadéquat Les poursuites et la critique externe La gestion inefficace des ressources existantes Le non-respect des délais d’exécution du processus de décision Le non-respect des ententes contractuelles, des politiques et des procédures La rétention de talents et des compétences	Différents comités de gestion (gouvernance, exceptions, nominations, risques) Plan annuel de gestion des risques et suivi des résultats Examen annuel du plan d’entreprise Suivi rigoureux des budgets Études stratégiques et évaluation des programmes Sondages auprès de la clientèle Cadre de vérification interne et de contrôle de la qualité Évaluation et mise en oeuvre du plan directeur des ressources humaines

Le conseil joue un rôle d’intendant en supervisant la gestion de ses activités d’affaires. Essentiellement, le conseil est responsable d'approuver l'orientation que la direction veut donner à l'organisme et de surveiller la façon dont elle gère ses activités. Le conseil travaille en étroite collaboration avec le directeur général et les hauts dirigeants pour s'assurer que le mandat de Téléfilm est respecté.

Afin de faciliter son processus de décision, le conseil dispose de trois comités. Ces comités examinent les dossiers qui relèvent de leur domaine de compétence, avant de faire leurs recommandations.

Participation aux réunions du conseil et de ses comités
	Conseil d’administration	Comité de vérification et des finances*	Comité des candidatures, d’évaluation et de la gouvernance*	Comité de planification stratégique et des communications*
Nombre de réunions	14	6	5	4
Présence :
Michel Roy	14	5	5	4
Elise Orenstein	14	6	5	4
Tom Perlmutter	7	0	0	0
Yvon Bélanger	12	6	0	0
Grant Machum	13	0	5	0
Marlie Oden	14	2	2	4

*Note : La présence des membres qui ne font pas partie des comités est optionnelle.

Les membres

Il n’y a pas eu de nouvelles nominations au conseil d’administration de Téléfilm durant l’exercice 2009-2010. Conformément à la Loi sur Téléfilm Canada, les nominations au conseil sont faites par le gouverneur en conseil.

Le directeur général

Le mandat de S. Wayne Clarkson comme directeur général a pris fin le 17 janvier 2010. Carolle Brabant a subséquemment été nommée au poste de directeur général pour un mandat de trois ans qui a débuté le 15 mars 2010. Les nominations au poste de directeur général sont faites par le gouverneur en conseil, suivant les recommandations du conseil d’administration de Téléfilm et dans le respect de la Loi sur Téléfilm Canada.

Les membres

Au cours de l’exercice 2009-2010, les membres du conseil d’administration ont évalué le rendement du conseil et de ses comités à l’aide d’un formulaire spécialement conçu à cette fin. Durant l’année, les membres ont également adopté une Politique d’évaluation de la performance du conseil d’administration qui prévoit l’évaluation individuelle des membres du conseil en plus de l’évaluation du conseil dans son ensemble et de ses comités. Cette politique va dans le même sens que la politique du Conseil du Trésor intituléeÉvaluer l’efficacité d’un conseil d’administration.

Le directeur général

Chaque année, le conseil d’administration évalue le rendement du directeur général, conformément aux lignes directrices du programme de gestion du rendement émises par le Bureau du Conseil privé. Ces lignes directrices prévoient, notamment, l’établissement d’une entente de rendement et d’objectifs de rendement.

Selon les besoins précis déterminés par le conseil d’administration, les membres ont la possibilité de suivre des cours sur une variété de sujets pertinents. Plusieurs d’entre eux en ont profité pour assister à des séances de formation données par l’École de la fonction publique du Canada.

Au cours de l’exercice 2008-2009, un manuel contenant l’essentiel de l’information sur la gouvernance a été créé à l’intention des membres du conseil d’administration. Un portail interne a également été créé pour documenter les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités. Tout au long de l’exercice 2009-2010, le manuel et le portail ont été mis à jour pour tenir compte de la plus récente information disponible.

L’assemblée publique annuelle

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux principes directeurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Téléfilm a tenu sa première assemblée publique annuelle en 2008-2009. Cette rencontre avait pour but de permettre aux représentants de l’industrie audiovisuelle et aux membres du public d’interagir avec les membres du conseil d’administration. Téléfilm prévoit tenir sa prochaine assemblée publique en décembre 2010.

Les conflits d’intérêts

Il y a quelques années, le conseil a adopté un Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat pour les employés et les dirigeants. Chaque année, tous les employés de Téléfilm doivent déclarer qu’ils respectent ce Code. Au cours de l’exercice 2009-2010, des présentations ont été faites dans tous les bureaux pour rappeler aux employés leurs obligations à l’égard des questions d’éthique.

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

Téléfilm est assujettie à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles qui informe les employés de la procédure à suivre pour divulguer des actes répréhensibles dont ils pourraient être témoins au travail. Téléfilm étant un organisme de petite taille, elle bénéficie d’une exception qui permet de soumettre de tels rapports directement au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada. Cette année, l’ensemble du personnel de Téléfilm a assisté à des présentations concernant la Loi et ses procédures.

La sécurité de l’information

Comme les clients fournissent de plus en plus d’information à Téléfilm, l’organisation a adopté une politique de sécurité de l’information il y a quelques années. Au cours de l’exercice 2009-2010, des présentations ont été faites dans tous les bureaux de Téléfilm pour rappeler aux employés les règles de sécurité et de confidentialité qui régissent l’utilisation et l’entreposage des données.

Les communications et les consultations

Téléfilm communique continuellement avec ses clients, ses partenaires et les intervenants clés en vue d’obtenir leurs commentaires. De plus, Téléfilm effectue régulièrement des sondages et des évaluations sur la pertinence des programmes qu’elle administre.

La rémunération

Au cours de l’exercice 2009-2010, le conseil d’administration a adopté une Politique de rémunération du président et des membres du conseil. Pour l’exercice 2009-2010, les membres ont reçu au total 0,2 M$ pour leur préparation et leur participation aux réunions du conseil et de ses comités.

La rémunération du directeur général est établie conformément à la politique et aux principes directeurs du Bureau du Conseil privé.

Les employés : RH

Les ressources humaines ont reçu beaucoup d’attention cette année afin de renforcer les améliorations apportées à la gouvernance. Plusieurs politiques importantes ont été mises à jour, dont les politiques en matière de santé et de sécurité au travail, de prévention et de résolution du harcèlement et de temps supplémentaire. Téléfilm a également mis en œuvre les recommandations du plan directeur des ressources humaines qui visaient à développer un modèle de leadership.

Téléfilm a jugé que la mise à jour des politiques et la mise en œuvre des recommandations justifiaient d’offrir de la formation à tous les employés. Les séances de formation ont permis d’expliquer les nouvelles politiques et d’encourager les employés à adopter le modèle de leadership fondé sur les valeurs fondamentales de l'organisation : le respect, l’engagement, l’ouverture et l'orientation client.

Sur le plan pratique, Téléfilm a harmonisé sa politique de rémunération avec la Loi sur le contrôle des dépenses. Au cours du prochain exercice, Téléfilm entend aider les gestionnaires à gérer les activités quotidiennes des ressources humaines en mettant à leur disposition un portail Web libre-service.